Практическое руководство
Прибыльный бизнес тоже может остаться без денег, если поступления придут позже, чем нужно платить зарплату, аренду или поставщикам. Платежный календарь показывает остаток денег по дням и заранее предупреждает о кассовом разрыве. Разберём, как собрать его без сложной финансовой системы и что делать, если появляется минус.
Для каждой операции укажите дату, контрагента, назначение, сумму, тип операции, статус и ответственного. Отдельная колонка «Комментарий» нужна для договорённостей: кто подтвердил платёж и когда проверить его повторно.
В первой строке запишите фактический остаток на расчётных счетах и в кассе. Кредитный лимит и ожидаемые платежи клиентов не прибавляйте, пока деньги не поступили.
Для каждого поступления укажите дату, сумму и клиента. Затем присвойте один из статусов:
Обязательные расходы планируйте только под подтверждённые поступления. Остальные суммы оставляйте в календаре, но не считайте доступными деньгами.
Добавьте зарплату, налоги, аренду, кредиты, поставщиков, рекламу, сервисы и выплаты собственнику. Указывайте день, когда деньги фактически должны уйти со счёта.
Не прячьте личные изъятия собственника в категории «прочее». Они должны стоять в календаре наравне с другими платежами, иначе прогноз будет постоянно ошибаться.
Пример: утром на счете 180 000 ₽, клиент перечислит 70 000 ₽, а поставщику нужно заплатить 290 000 ₽. Вечером получится минус 40 000 ₽ — это будущий кассовый разрыв.
Сделайте второй расчёт без неподтверждённых поступлений. Если обычный прогноз положительный, а осторожный показывает минус, риск уже есть и по нему нужно назначить действие.
Недостаточно увидеть общий минус за месяц. Найдите первый день, когда остаток становится отрицательным, сумму нехватки и ближайшее подтверждённое поступление после этой даты.
Например: 18 сентября не хватает 120 000 ₽, а подтверждённая оплата клиента ожидается 25 сентября. Значит, нужно закрыть не весь месячный бюджет, а разрыв в 120 000 ₽ на семь дней.
Проверьте варианты по порядку: ускорить оплату клиента, получить частичную предоплату, разделить крупный исходящий платёж, перенести необязательную покупку или согласовать новую дату с поставщиком. По каждому варианту запишите сумму, новую дату и ответственного.
Не переносите платёж молча. Пока контрагент не подтвердил новый график, в календаре должна оставаться исходная дата.
Клиенту объясните причину просьбы, предложите конкретный вариант и оставьте возможность назвать реалистичную дату.
«Добрый день, Анна! По счёту №24 срок оплаты — 25 сентября. Подскажите, получится ли перечислить 120 000 ₽ до 15 сентября, а оставшиеся 80 000 ₽ — до 25 сентября? Это поможет нам заранее зарезервировать материалы. Если такой график неудобен, напишите, пожалуйста, когда реально сможете провести первую часть платежа».
Если нужно перенести собственный платёж, предупредите поставщика заранее и сразу предложите новый график.
«Добрый день! Хотим заранее согласовать оплату по счёту №81: 120 000 ₽ перечислим 15 сентября, оставшиеся 80 000 ₽ — 25 сентября. Подтвердите, пожалуйста, сможете ли вы сохранить поставку на этих условиях. Если нет, давайте согласуем другой вариант до даты платежа».
В первую очередь оставляйте деньги на зарплату, налоги и платежи, без которых остановятся продажи или выполнение заказов. Затем оплачивайте расходы, перенос которых ухудшит условия работы. Необязательные покупки и выплаты собственнику переносите последними.
Для каждого перенесённого платежа должна быть новая согласованная дата. Иначе расход исчезнет из текущей недели и неожиданно вернётся в следующей.
Назначьте одного ответственного за календарь. В спокойном бизнесе достаточно фиксированного обновления раз в неделю, при большом количестве ежедневных операций проверяйте данные чаще.
После крупного поступления или платежа сразу заменяйте плановую сумму фактической. Если клиент перенёс оплату, не исправляйте дату без комментария: сохраните причину и следующую дату контакта.
Главное правило: решение по платежу нужно принимать до того, как на счете закончились деньги.